نکات مهمی که برای نوشتن نامه اداری باید بدانیم چیست؟

  • نکات مهمی که برای نوشتن نامه اداری باید بدانیم چیست؟

 

نگارش یک  نامه اداری شبیه به نامه‌های معمولی و دوستانه نیست.

نامه نگاری اداری دارای اصولی است که آن را از سایر شیوه‌های نگارش متمایز می‌کند. اگر برای اداره یا ارگان خاصی از سبک نگارش نامه معمولی استفاده کنیم، این کار نوعی توهین محسوب می‌گردد. به همین جهت باید در نگارش یک نامه اداری برخی نکات ریز و درشت رعایت شود تا از نامه ما، سوء برداشت نشود.

نامه‌های اداری میبایست با رعایت کامل ادب و احترام نگارش شود، مخصوصا اگر نامه برای شخصی بالا دست و یا ارگان مهمی نوشته شود. رعایت سبک نوشتن نامه اداری سبب می‌شود که جایگاه ما در مقام کسی که نامه را نوشته بالاتر رفته و به متن نامه ما توجه گردد.

نامه نگاری اداری اصول و روشی دارد که آن را از سایر شیوه‌های نگارش متمایز می‌کند



نکته های طلایی نگارش یک نامه اداری



بارزترین و مهمترین نکته‌ای که در نگارش یک نامه اداری باید به خاطر داشته باشید این است که بدانید با چه کسی میخواهید مکاتبه کنید.

در نگارش یک نامه اداری باید سلسله مراتب رعایت شود.بعد از این که شخص مورد مکاتبه مشخص گردید، باید به نکات زیر نیز دقت شود.



• با  دقت کامل و صراحت نامه را بنویسید و اطمینان حاصل کنید که غلط املائی ندارید.

•اصلا از کلمات عامیانه و اصطلاحا کوچه بازاری در نوشتن نامه اداری استفاده ننمایید.


• تا آنجا می‌توانید خلاصه بنویسید و از حشو و بکار بردن کلمات و عبارات هم معنی پرهیز کنید.



• اگر متن نامه طولانی است، حدالامکان در نامه خلاصه‌ای از دستور و یا ابلاغیه را نوشته و سپس متن ابلاغیه یا دستور را در پیوست ضمیمه گردانید.



نامه اداری را با فونت رایج سازمان نگارش نماییدو اندازه قلم را متناسب و قابل خوانده شدن قرار دهید.



• اگر به یک سازمان یا فرد بالا دست نامه می‌نویسید از کلماتی همچون به استحضار می‌رساند، اگر به اداره یا فرد هم رده نامه می‌نویسید از عبارت به آگاهی می‌رساند و اگر به اداره یا فرد زیردست نامه می‌نویسید از عبارت به اطلاع می‌رساند استفاده نمایید.



• متن نامه را میبایست صریح و رسا نگارش نمایید.



• نامه را میبایست از سمت راست شروع به نوشتن کنید و قسمتی را در سمت چپ، جهت حاشیه نویسی خالی بگذارید.



• باید نامه را با نام خدا، تاریخ، شماره و همچنین ذکر این مورد که دارای پیوست می‌باشد یا خیر، آغاز نمایید.



• اگر مکاتبه بین دو سازمان در حال وقوع است توصیه میگردد ابتدا مبدا نامه را ذکر و سپس گیرنده را عنوان کنید:

بعنوان نمونه بنویسید:

از شرکت برنامه نویسی …. به سازمان برنامه و بودجه. سپس موضوع نامه را ذکر کرده و پس از آن شروع به نگارش متن نامه کنید..



• چنانچه نامه در پاسخ به نامه‌ای دیگر است، حتما در ابتدای نگارش متن نامه ذکر کنید که نامه در پاسخ به نامه شماره …. در تاریخ …. میباشد.



• پس از پایان نگارش نامه اداری، یک خط جا گذاشته و در سمت چپ نامه را امضا و مهر کنید و تاریخ را یادداشت نمایید.



• اگر نامه در پاسخ به نامه‌ای دیگر نوشته شده حتما در ابتدای نامه از عبارت در پاسخ به نامه شماره … و اگر نامه با توجه به نام‌های دیگر نوشته شده از عبارت عطف به نامه شماره … استفاده بکنید.



• اگر نیاز است که نامه برای بخش‌های دیگری نیز ارسال گردد، در قسمت پاورقی نامه، قسمتی به نام رونوشت ایجاد کرده و نام تک تک بخش‌ها را یادداشت کنید.



• نامه اداری میبایست در یک طرف صفحه نوشته شود و نباید در حاشیه آن‌ها چیزی نوشت.



• متن نامه حتما باید با نهایت دقت در صحت مطالب تهیه گردد.



• متن نامه میبایست در خور شایسته فرد گیرنده باشد و پست و مقام شغلی و سازمانی فرد گیرنده باید در نظر گرفته شود.



• در نامه‌های اداری باید شیوایی و رسایی سخن و روانی مطلب نیز در نظر گرفته شود و از لغات قدیمی و نامانوس نباید استفاده شود.



• از حشو (به کار بردن واژه‌هایی که هم معنی هستند)  پرهیز کنید.

 

 




• از نشانه‌های قراردادی (ویرگول، نقطه و …) باید درست و به جا استفاده کرد.



• در نامه‌های اداری باید از استفاده کردن جملات توهین آمیز، تهدید آمیز و مشکل آفرین پرهیز کرد.



• نامه‌های اداری ترجیحا باید در کاغذ‌های بزرگ نوشته شود تا امکان ارجاع و حاشیه نویسی داشته باشد.



• نامه تا جای ممکن میبایست تایپ شود یا حد اقل با خط خوانا نوشته شود.



• سلسله مراتب حتما باید رعایت گردد، مثلا اگر می‌خواهیم برای اداره‌ای نامه بنویسیم اولین نفر باید مدیریت مکان مورد نظر باشد. عدم رعایت سلسله مراتب باعث توهین به پایینی‌ها می‌شود.



• چنانچه مخاطب نامه را نمی‌شناسیم نامه را باید با یک عنوان کلی بنویسیم. در هر اداره یک سیستم تفکیک نامه وجود دارد که باعث ارسال نامه به مکان مورد نظر می‌شود.



• اگر نامه به وسیله اینترنت مکاتبه می گردد:

الف) از رنگ‌های ملایم (مثل آبی) استفاده شود.

ب) تایپ همه نامه با فونت بزرگ یک نوع توهین محسوب می‌شود.

ج) ارسال تعداد زیادی ایمیل برای یک مکان کار درستی نمیباشد.



هر نامه اداری از پنج جزء مذکور در ذیل تشکیل می‌شود:

الف- سرلوحه. ب- عناوین گیرنده و فرستنده و موضوع. ج- متن نامه. د- مشخصات امضاء کننده. هـ- گیرندگان رونوشت.



نامه‌های اداری به آن قسمت از نامه اطلاق میشود که معمولاً در بالای کاغذ‌های اداری چاپ شده است. در وزارتخانه‌ها و موسسات دولتی آرم جمهوری اسلامی ایران، نام وزارتخانه، نام موسسه یا سازمان، شماره، تاریخ، و پیوست می‌باشد، برخی از سازمان‌های وابسته به دولت، آرم اختصاصی خود را در بالای نامه چاپ می‌ نماید.



عنوان گیرنده نامه



منظور از گیرنده یا مخاطب نامه عبارت از شخص، مقام سازمانی، سازمان یا واحد سازمانی که نامه به آن خطاب می‌شود.

عنوان گیرنده نامه با کلمه «به» مشخص می‌شود.



عنوان فرستنده نامه



منظور از فرستنده نامه عبارت از شخص یا مقام سازمانی، سازمان یا واحد سازمانی که نامه از طرف او نوشته می‌شود. بیان کننده عنوان فرستنده نامه کلمه «از» می‌باشد.



موضوع نامه



 موضوع نامه عبارت کوتاه و گویایی است که نشان دهنده محتوای نامه باشد موضوع نامه با کلمه «موضوع» مشخص می‌شود.

تلخیص موضوع نامه و ذکر آن در بالای نامه صادره ضروری میباشد و انجام این امر باید از طرف تهیه کننده پیش نویس صورت گیرد. زیرا نامبرده بهتر از سایر مقامات اداری که در جریان مطالعه نامه قرار می‌گیرند صلاحیت خلاصه نمودن موضوع را دارد.

مشخص کردن خلاصه مطالب مندرج در نامه و ذکر آن در بالای نامه موجبات سهولت و سرعت گردش و مکاتبات را فراهم می‌سازد و برای متصدیان ثبت و کنترل و سایر پرسنلی که نامه را از نظر کلی ملاحظه نموده و یا مورد بررسی و اقدام قرار می‌دهند مفید و واجب میباشد.

متن نامه مطالب و شرحی است که در رابطه با موضوع نامه نوشته می‌شود و در حقیقت هدف نامه است و چیزی است که انگیزه تهیه کردن نامه می‌باشد و ممکن است کوتاه و در یک یا چند سطر باشد و یا در یک یا چند صفحه تهیه و تنظیم گردد.

مسئولیت آخر هر نامه با یک فرد یا مقام سازمانی است که نامه بوسیله وی امضاء می‌شود. در این جا منظور از مشخصات امضاء کننده، مشخصات اداری و فردی شخصی است که نامه را امضاء می نماید. منظور از گیرندگان رونوشت، واحد‌های سازمانی یا اشخاصی میباشند که باید رونوشت نامه به عنوان آنان صادر گردد و غیر از گیرنده اصلی است. گیرندگان رونوشت معمولاً با عبارت «رونوشت به» مشخص می شود.

 



برچسب ها:

آموزش آئین نگارش - نکات نگارش نامه-نامه اداری-آیین نگارش حقوقی - آموزش آیین نگارش و مکاتبات اداری - آموزش آیین نگارش مقاله - آموزش آیین نگارش و مهارتهای نوشتاری - دوره آموزشی آیین نگارش و نامه نگاری اداری - دوره آئین نگارش حقوقی - آموزش آئین نگارش ایران - آموزش نامه نگاری اداری - آموزش نامه نگاری در ورد - اصول نامه نگاری اداری - اصول نامه نگاری به زبان فارسی - آشنایی با اصول نامه نگاری - جزوه آموزش نامه نگاری - آموزش نامه نگاری حرفه ای - اصول نامه نگاری دوستانه - اصول نامه نگاری در ادارات - آموزش نامه نگاری رسمی